Üç teklif masada. En uygun fiyatı veren şirket, satın alma yöneticisinin kardeşine ait. Yönetici, “Teklif gerçekten iyi, ben de bu işi biliyorum” diyor.

Haklı olabilir. Teklif fiyat ve teslimat açısından gerçekten avantajlı olabilir. Fakat şirketin cevaplaması gereken soru şu: Bu kararı, tedarikçiyle kişisel bağı olmayan biri aynı belgelerle savunabilir mi?

Çıkar çatışması, tek başına bir usulsüzlük tespiti değildir. Kişisel bir ilişkinin iş kararını etkileyebileceği veya dışarıdan böyle görünebileceği bir durumdur. Doğru yönetildiğinde hem şirketin kararını hem de ilişkiyi açıkça bildiren çalışanı korur.

İlişkiyi teklif seçildikten sonra öğrenmeyin

Bir satın almada karar, imzadan çok önce şekillenir. Kimlerden teklif istendiği, teknik şartların nasıl yazıldığı ve hangi ölçütlerin ağırlık taşıdığı sonucu etkiler. İlişki ancak son onayda ortaya çıkarsa, imzayı başka birine attırmak önceki adımları kendiliğinden düzeltmez.

Bu nedenle bildirim için doğru zaman, ilişki öğrenilir öğrenilmez ve ilgili kişi kararı etkileyebilecek bir adım atmadan öncedir. İlişki süreç başladıktan sonra ortaya çıkarsa, o ana kadar verilen kararları da inceleyin. Örneğin teslimat süresi şartı yalnızca bir firmanın karşılayabileceği şekilde belirlenmişse, bu şartın iş ihtiyacından doğduğunu doğrulayın.

Kararı devredin, gerekçesini kayda alın

Örneğimizde satın alma yöneticisi ilişkiyi bildirir ve tekliflerin değerlendirilmesinden çekilir. İlişkisi bulunmayan yetkili, teklifleri önceden belirlenmiş fiyat, kalite ve teslimat ölçütlerine göre karşılaştırır. Gerekirse teknik görüşü başka bir ekip üyesinden alır.

En uygun teklif yine aynı firmadan gelebilir. Şirketin kendi kuralları buna izin veriyorsa değerlendirme sonucunu ve seçimin gerekçesini dosyaya koyun. Yarın aynı dosyayı açan biri, kimin neden süreçten çekildiğini, kararı kimin verdiğini ve teklifin hangi ölçütlerle seçildiğini görebilmeli.

Bildirimi de gereksiz yere yaymayın. Kararı yönetmek için gereken bilgi, konuyu ele alacak yetkili kişilerle paylaşılmalı. İnsanların zamanında bildirim yapabilmesi, bunu yaptıklarında nasıl karşılanacaklarını bilmelerine bağlıdır.

İlk adımı bir satın alma dosyasıyla atın

Bu hafta bir satın alma dosyası açın. Teklifleri kimin topladığını, şartları kimin belirlediğini ve son kararı kimin verdiğini izleyin. Sonra ekibinize şu senaryoyu verin: “Teklif verenlerden biriyle yakın bir ilişkiniz olduğunu bugün fark ettiniz. Kime bildirirsiniz? Hangi adımdan çekilirsiniz? Kararı kim devralır?”

Yanıt kişiye göre değişiyorsa önce bu üç adımı yazılı hâle getirin. Çalışan tereddüt etmeden bildirebilmeli, yönetim de kararı tereddüt etmeden açıklayabilmeli.

— Figen Beyazağaç Gül
Uzman Denetmen | İç Denetim ve Uyum Sistemleri