Şirketlerde toplantı yapılmaması kadar, yapılan toplantıların sonuç üretmemesi de ciddi bir yönetim sorunudur.
Toplantı biter. Tutanak hazırlanır. Herkes masadan bir iş yapılacağı düşüncesiyle kalkar. Bir sonraki toplantıda ise aynı konu yeniden gündemdedir.
Çünkü konuşulanlar karar olmuş; fakat kararlar sorumluya, termine ve takip sistemine bağlanmamıştır.
Toplantı tutanağı neden tek başına yeterli değildir?
“Stok sistemi geliştirilecek”, “tahsilatlar hızlandırılacak” veya “personel performansı takip edilecek” gibi ifadeler kulağa karar gibi gelir. Oysa bu cümleler yalnızca niyet bildirir.
Uygulanabilir bir karar için altı soru açıkça cevaplanmalıdır: Ne yapılacak? Kim yapacak? Ne zamana kadar? Hangi kaynakla? Kim kontrol edecek? Tamamlandığı hangi kanıtla görülecek?
Bu sorulardan biri eksikse karar, kişilerin hafızasına bırakılmış demektir.
Aynı konular neden sürekli yeniden konuşulur?
Tekrar eden gündemlerin ardında çoğunlukla üç eksik bulunur: karar net yazılmamıştır, tek bir sorumlu belirlenmemiştir veya işin tamamlandığını doğrulayacak kapanış kontrolü yapılmamıştır.
Bir işin birden fazla birimi ilgilendirmesi doğaldır. Ancak koordinasyonu üstlenecek tek bir karar sahibi yoksa herkes katkı bekler; sonuç ortada kalır.
Karar takip kaydı nasıl kurulmalı?
Karmaşık bir yazılıma ihtiyaç olmadan da güçlü bir başlangıç yapılabilir. Her karar için tek bir kayıt açın ve şu alanları görünür tutun:
Karar ve gerekçe
Yapılacak işi ve hangi sorunu çözeceğini somut biçimde yazın.
Sorumlu ve termin
Koordinasyondan kimin sorumlu olduğunu ve bitiş tarihini belirleyin.
Durum ve engel
İşin ilerleyişini, gecikmesini ve ihtiyaç duyduğu kararı düzenli güncelleyin.
Kanıt ve kapanış
Sonucu belge, rapor veya sistem kaydıyla doğrulayın; ardından kararı kapatın.
“Tamamlandı” işareti tek başına kanıt değildir. Sonucun gerçekten uygulamaya geçtiği görülebilmelidir.
Geciken karar nasıl ele alınmalı?
Gecikme her zaman isteksizlikten kaynaklanmaz. Kaynak yetersizliği, eksik yetki, başka birime bağımlılık veya gerçekçi olmayan öncelik sıralaması da işi durdurabilir.
Bu nedenle geciken kararda yalnızca yeni tarih vermek yerine engeli ve gereken yönetim müdahalesini kaydedin. Termin değişiyorsa gerekçesi görünür olsun. Böylece takip sistemi suçlama aracı değil, karar alma aracı hâline gelir.
Yönetimin her toplantıda sorması gereken beş soru
- Önceki toplantının hangi kararları tamamlandı?
- Hangi kararlar gecikti ve gerçek engel ne?
- Tamamlanan işlerin sonuç kanıtı nerede?
- Gecikmeler için hangi düzeltici karar alınmalı?
- Bugünkü yeni kararların sorumlusu ve terminleri belli mi?
Bu beş soruya düzenli cevap verilmesi, toplantıyı bir konuşma alışkanlığından yönetim döngüsüne taşır.
Kurumsallaşma, daha fazla toplantı yapmak değildir
Güçlü yönetim, takvimde daha çok toplantı görünmesiyle kurulmaz. Konuşulan konuların karara dönüşmesi, kararların uygulanması ve sonuçların doğrulanmasıyla kurulur.
Toplantının çıktısı tutanak değil, sonuçtur.
Kararı sorumluya, termine ve kapanış kanıtına bağlayın.
Toplantıların değeri, konuşulan konuların ağırlığıyla değil; uygulanan kararların etkisiyle ölçülür.
— Figen Beyazağaç Gül
Uzman Denetmen – FBG