Bir çalışan “Fazla mesaim eksik hesaplandı” dediğinde ilk bakılan yer genellikle bordrodur. Oysa hata çoğu zaman daha önce oluşmuştur: vardiya değişikliği kaydedilmemiş, giriş çıkış saati doğrulanmamış veya izin bilgisi puantaja işlenmemiştir.
Bordro, kendisine gelen veriyi hesaplar. Veri yanlışsa hesaplamanın düzgün çalışması doğru sonuç üretmez.
Sorun tek bir kayıtta değil, kayıtların yolculuğunda
Çalışanın planlanan vardiyası, fiilî çalışma süresi, izinleri ve onaylanan fazla çalışması farklı kişilerde veya farklı dosyalarda tutulduğunda ay sonunda herkes kendi tablosuna güvenir. İK başka bir süre görür, şube yöneticisi başka bir süre bildirir, muhasebe ise kendisine ulaşan son dosyayı işler.
Bu durum yalnızca ücret itirazı doğurmaz. İş gücü maliyetini, şube performansını ve yönetimin personel kararlarını da etkiler.
Bu bordrodaki çalışma süresinin hangi kayıttan geldiğini ve kim tarafından onaylandığını gösterebiliyor muyuz?
Sağlam bir süreç için dört kontrol
Plan ile gerçekleşeni ayırın
Vardiya çizelgesi planlanan zamanı, giriş çıkış kaydı ise gerçekleşeni gösterir. Aradaki fark açıklanmalı ve yetkili kişi tarafından değerlendirilmelidir.
İstisnaları görünür kılın
Eksik giriş, erken çıkış, vardiya değişimi, izin ve fazla çalışma kayıtları ay sonunu beklememelidir. Günlük veya haftalık takip, unutulan açıklamaları azaltır.
Onayı kayıt altına alın
Bir yöneticinin ‘Ben onayladım’ demesi yeterli değildir. Hangi kaydı, ne zaman ve hangi gerekçeyle onayladığı izlenebilmelidir.
Bordro öncesi mutabakat yapın
İK, operasyon ve muhasebe aynı dönem ve çalışan listesi üzerinden son kontrolü yapmalıdır. Açık istisnalar çözülmeden veri nihai kabul edilmemelidir.
Yönetim için asıl kazanım
Bu düzen yalnızca bordro hazırlamayı kolaylaştırmaz. Hangi şubede fazla çalışma arttı, hangi vardiya sürekli açık veriyor, devamsızlık nerede yoğunlaşıyor ve iş gücü maliyeti üretim ya da satışla uyumlu mu? Bu sorulara da cevap verir.
İK IQ yaklaşımında amaç, daha çok veri toplamak değil; aynı verinin operasyon, İK ve muhasebe tarafından güvenle kullanılmasını sağlamaktır.
Güven her gün kurulur.
Çalışanın emeği doğru kaydedildiğinde çalışan korunur. Yönetim de maliyetini doğru görür. Güven, ay sonunda hazırlanan bir bordroda değil; her gün işleyen kayıt ve kontrol düzeninde kurulur.
— Figen Beyazağaç Gül
Uzman Denetmen