Acil bir satın alma için onay adımı atlanır. Önemli bir müşteri için iskonto sınırı aşılır. Teslimat yetişsin diye eksik belgeyle işlem yapılır.

Her birinin makul bir gerekçesi olabilir. Fakat aynı istisnalar tekrar ediyor ve yönetim bunları topluca görmüyorsa, şirket yazılı kurallarından uzaklaşmaya başlar.

İstisnaları kaydetmeyen şirket, hangi kontrolünün neden işlemediğini de göremez.

Bir işlemin yönetici tarafından onaylanmış olması, etkisinin değerlendirildiği anlamına gelmez. Onayın yanında gerekçe, risk, tutar ve gerekiyorsa tamamlanacak kontrol de bulunmalıdır.

Örneğin eksik evrakla kabul edilen bir malzeme için şu bilgiler açık olmalıdır: Kabul kararını kim verdi? Eksiklik ne zaman tamamlanacak? Malzeme bu sürede kullanılabilir mi? Kontrolün tamamlandığını kim doğrulayacak?

Bu sorular cevapsız kalırsa geçici karar, kalıcı bir belirsizlik oluşturur.

Yönetimin her ay kısa bir istisna raporu istemesini öneriyorum. Raporda en az şu bilgiler yer almalı:

  • Hangi işlemde, hangi kuralın dışına çıkıldı?
  • Kararı kim, hangi gerekçeyle onayladı?
  • İşlemin tutarı ve olası etkisi nedir?
  • Riski azaltmak için hangi ek kontrol uygulandı?
  • Açık kalan işin sorumlusu ve tamamlanma tarihi nedir?

Bu rapor çalışanları hata arayışıyla izlemek için kullanılmamalıdır. Amaç, kararların izini korumak ve tekrar eden sorunları çözmektir.

Aynı satın alma her ay “acil” yapılıyorsa ihtiyaç planlaması incelenmelidir. Aynı müşteriye sürekli limit üstü iskonto veriliyorsa fiyatlama ve yetki düzeni gözden geçirilmelidir. Belgeler sürekli sonradan tamamlanıyorsa süreçteki gecikmenin nedeni bulunmalıdır.

Tekrarlanan istisnalar, bazen kuralın uygulanmadığını; bazen de kuralın gerçek işleyişe uygun olmadığını gösterir. Hangisinin yaşandığı kanıtla değerlendirilmelidir.

İyi yönetim, gerektiğinde istisna kararı verebilir. Güçlü iç kontrol ise bu kararın gerekçesini, etkisini ve kapanışını görünür kılar.

Bu ay yalnızca kurallara uygun tamamlanan işlemlere bakmayın. “Bu seferlik” yapılanların sayısını ve tekrar nedenlerini de inceleyin. İyileştirmeniz gereken süreç orada görünebilir.

— Figen Beyazağaç Gül
Uzman Denetmen FBG