İşler yetişmediğinde ilk çözüm çoğu zaman yeni personel almak olur. Ancak işe alım kararından önce mevcut çalışma düzenini görmek gerekir.

Ekip gerçekten kapasitesinin üzerinde mi çalışıyor? İşler belirli saatlerde mi yığılıyor? Aynı işlem tekrar mı yapılıyor? Çalışanlar malzeme, bilgi veya onay mı bekliyor?

Bu sorular cevaplanmadan alınan personel, sorunun nedenini çözmeden şirketin sabit giderini artırabilir.

Artan fazla mesai, incelenmesi gereken bir yönetim sinyalidir. Tek başına personel ihtiyacının kanıtı değildir.

Örneğin bir üretim bölümünde çalışan sayısı yeterli olduğu hâlde malzeme geç hazırlanıyorsa ekip günün bir bölümünü bekleyerek geçirir. Üretim başladığında ise teslimatı yetiştirmek için mesai uzar.

Bir ofis ekibinde de benzer durum yaşanabilir. Gün içinde bekleyen onaylar akşam saatlerinde tamamlanır; çalışanlar işlemleri sonuçlandırmak için işyerinde kalır.

Her iki örnekte de çözüm, beklemeyi oluşturan sürecin düzeltilmesini gerektirir.

İşe alım kararından önce hangi verilere bakılmalı?

Yönetimin işe alım kararından önce şu verileri birlikte incelemesini öneriyorum:

  • Bölüm ve vardiya bazında planlanan çalışma ile fiilî çalışma süresi.
  • Tamamlanan iş miktarı ve bekleyen iş yükü.
  • Fazla mesainin gerekçesi ve tekrar sıklığı.
  • Devamsızlık, izin ve vardiya dağılımı.
  • Yeniden yapılan işler, beklemeler ve görev dağılımındaki dengesizlikler.

Burada çalışanları yalnızca süre üzerinden karşılaştırmak yanıltıcı olabilir. İşin niteliği, zorluğu ve kalite beklentisi de değerlendirilmelidir. Bir işi hızlı tamamlamak, doğru ve eksiksiz tamamlamakla birlikte anlam taşır.

İK IQ yaklaşımında puantaj verisi, operasyon bilgisiyle birlikte okunmalıdır. Kimin ne kadar çalıştığının yanında, çalışma süresini hangi koşulların uzattığı da görünmelidir.

Dört haftalık incelemeyle başlayın

Uygulanabilir başlangıç, dört haftalık bir incelemedir. Fazla mesainin yoğunlaştığı bölüm seçilir; nedenler kaydedilir, planlama aksaklıkları düzeltilir ve sonuç izlenir. Buna rağmen sürdürülebilir kapasite açığı devam ediyorsa yeni personel ihtiyacı daha sağlam gerekçeyle ortaya konabilir.

Çalışanın sürekli yetişmeye çalıştığı, yöneticinin sürekli ek personel istediği bir düzeni olağan kabul etmeyelim.

Doğru istihdam kararı, iş yükünü ve işin akışını birlikte görerek verilir.

— Figen Beyazağaç Gül
Uzman Denetmen FBG