Şirket ERP yatırımı yapar. Satış, satın alma, stok, üretim, finans ve insan kaynakları aynı platformda buluşur. Yönetim ekranları açılır; raporlar daha hızlı hazırlanır.
Fakat asıl soru şudur: Ekranda görünen rakamlar sahadaki gerçeği yansıtıyor mu?
Yanlış tanımlanmış bir ürün, açık bırakılmış üretim emri veya belgesiz bir stok düzeltmesi, düzenli görünen raporun sonucunu değiştirebilir.
Yazılım hatası ile veri hatasını ayırmak gerekir
Stok raporu yanlış görünüyorsa ilk tepki çoğu zaman yazılımı sorgulamak olur. Oysa mal kabulü kaydedilmemiş, üretimde kullanılan malzeme sisteme işlenmemiş, şubeler arası transfer karşı tarafta teslim alınmamış veya iade ve fire kaydı atlanmış olabilir.
Aynı ürün için birden fazla kod açılması, geriye dönük kayıtlar ve yetkisiz stok düzeltmeleri de tabloyu bozar. ERP, girilen işlemleri hesaplar. Yanlış veya eksik girişten doğru yönetim kararı çıkmaz.
Ana veri yanlışsa bütün rapor etkilenir
Ürün, müşteri, tedarikçi, reçete, ölçü birimi, fiyat ve maliyet merkezi tanımları raporlamanın temelidir. Kilogram yerine adet tanımlanan bir malzemenin maliyet hesabı, işlem sayısı artsa da kendiliğinden düzelmez.
Kritik ana veri değişikliklerinde talep eden kişi, değişiklik gerekçesi, eski ve yeni değer, onaylayan kişi ile zaman bilgisi izlenebilmelidir. Böylece yanlış sonuç görüldüğünde kaynağa geri dönülebilir.
Her kayıt aynı kontrol seviyesinde olmamalıdır
Geriye dönük işlem, fiyat ve iskonto değişikliği, stok veya maliyet düzeltmesi, reçete revizyonu, tedarikçinin banka hesabı değişikliği, manuel muhasebe fişi ve kayıt iptali daha yüksek kontrol gerektirir.
Bu işlemler için açık yetki sınırları, uygun onay ve silinmeyen işlem izi kurulmalıdır. Kullanıcı rolleri de görev değiştikçe gözden geçirilmelidir.
ERP ile saha mutlaka karşılaştırılmalıdır
Sistemde 1.000 birim, depoda 820 birim ürün varsa yalnızca ekrandaki sayıyı düzeltmek sorunu çözmez. Farkın hangi işlemden doğduğunu belirlemek gerekir.
Fiziksel stok sayımı, banka mutabakatı, cari hesap teyidi, üretimde fiilî sarf karşılaştırması ve bordro ile muhasebe eşleştirmesi, sistem verisinin gerçek işlemlerle bağını kurar.
Yönetimin izlemesi gereken beş kontrol
- Kritik ana veriyi kim oluşturuyor, kim değiştiriyor ve kim onaylıyor?
- Geriye dönük ve manuel işlemler düzenli raporlanıyor mu?
- Değişikliklerin kullanıcı, zaman ve önceki değer bilgisi korunuyor mu?
- Stok, banka, cari hesap ve üretim verileri saha veya dış kayıtlarla mutabık mı?
- Tespit edilen farklar sorumlu, kök neden ve kapanış tarihiyle takip ediliyor mu?
Bu soruların cevabı yalnızca “sistemden rapor alıyoruz” olmamalıdır. Kontrolün uygulandığını gösteren kayıt ve sonuç da bulunmalıdır.
Dijitalleşme, kontrolün yerini almaz
Yönetim ekranı; veri giriş disiplini, yetki, onay ve mutabakat düzeni kadar güvenilirdir. Hatalı veriye dayanarak verilen karar, hızlı alınsa bile şirketi yanlış yöne götürebilir.
Güvenilir rapor, güvenilir süreçten doğar.
Verinin kaynağını, değişikliğini ve gerçek işlemlerle uyumunu izleyin.
Güçlü ERP, yalnızca işlem yapan sistem değildir. Doğru veriyi üreten, değişiklikleri izleyen ve yönetimin güvenle karar almasını sağlayan kontrol altyapısıdır.
— Figen Beyazağaç Gül
Uzman Denetmen – FBG