DÖF ve GAP Analizi: Uygunsuzluktan Kalıcı İyileştirmeye
GAP analizi mevcut uygulama ile hedeflenen standart veya kontrol düzeyi arasındaki farkı gösterir. DÖF ise tespit edilen uygunsuzluğun nedenini ele alıp tekrar riskini yönetmeye yarar. İki çalışma birlikte yürütüldüğünde eksiklerin listesi uygulanabilir bir iyileştirme planına dönüşür.
Çalışma kapsamı
Kriter ve mevcut durum
Uygulanacak standart, müşteri şartı ve kurum içi prosedürler belirlenir; belge, kayıt ve saha uygulaması birlikte incelenir.
Boşluk ve önceliklendirme
Eksikler kanıtlarıyla kaydedilir; etkileri, sorumluları ve tamamlanma sırası belirlenir.
Kök neden ve düzeltici faaliyet
Tekrarlayan sorunlarda belirti ile kök neden ayrılır; aksiyonun sahibi, süresi ve beklenen sonuç yazılır.
Etkinlik doğrulaması
Faaliyet tamamlandıktan sonra örnek kayıtlar ve saha gözlemiyle tekrar riskinin azalıp azalmadığı sınanır.
Sık sorulan sorular
GAP analizi zorunlu bir belge midir?
GAP analizi mevcut durum ile hedef şartlar arasındaki farkı saptamak için kullanılan bir yöntemdir; her kuruluş için ayrı bir zorunlu belge olduğu iddia edilemez. Uygulanacak şartlar sektör, standart ve sözleşmeye göre incelenir.
DÖF açmak uygunsuzluğu kapatmaya yeter mi?
Hayır. Kayıt, sorunun nedenini ve seçilen aksiyonun işe yarayıp yaramadığını gösterecek kanıtlarla izlenmelidir.
Çalışma sonunda ne elde edilir?
Kriter bazlı boşluk listesi, risk önceliği, sorumlu ve terminleri olan aksiyon planı ile kapsama giren uygunsuzluklar için etkinlik izleme düzeni hazırlanır.
Resmî kaynaklar
Çalışmanın kapsamı, mevcut durum ve hedefler birlikte değerlendirildikten sonra belirlenir. Her öneri için sorumlu, uygulama süresi ve doğrulama yöntemi tanımlanır.
Figen Beyazağaç Gül · İç kontrol, uyum ve yönetim sistemleri danışmanı · Türkiye genelinde yerinde ve uzaktan çalışma.